Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Yritys: Kiinteistö Oy Utsun Otso, jäljempänä Utsun Otso
Nimi: Jussi Airaksinen
Y-tunnus: 1920941-0
Osoite: Utsunkutsu 6, 99130 Levi
Puhelinnumero: +358 400 431 747
Sähköpostiosoite: villa@utsunotso.fi
Rekisterin käyttötarkoitus
Tämä asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä majoituspalvelumme tarjoamiseksi asiakkaillemme sekä asiakassuhteiden hankintaan ja ylläpitoon. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin Utsun Otson asiakasrekisterissä; mitä, miten ja miksi näitä tietoja kerätään, mihin ja miten niitä käytetään sekä kuinka pitkään kerättyjä tietoja säilytetään.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Lisäksi asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Mitä tietoja kerätään
Asiakasrekisteri koostuu Utsun Otson majoitusasiakkaiden henkilötiedoista, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, majoitusaika sekä muut varauksen hallintaan sekä asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyvät tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää laskutukseen liittyviä tietoja, kuten verkkolaskutusosoitteita. Majoittuessaan asiakkaan tulee täyttää sähköinen matkustajailmoitus, jota säilytetään viranomaisia varten viranomaismääräysten mukaisesti.
Säilytämme asiakkaan tietoja rekisterissä kolme vuotta viimeisimmästä kontaktista Utsun Otsoon. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos jokin viranomaistaho on käynnistänyt prosessin, jossa tietoja tarvitaan tai on muuten määrännyt tietoja säilytettäviksi. Lisäksi mikäli asiakas on sallinut tietojensa käytön markkinointitarkoituksissa, hänen tietonsa säilytetään siihen saakka, kun markkinointilupa on voimassa.
Miten asiakastietoja kerätään
Rekisteriin kerätään tietoja henkilöltä itseltään puhelimitse ja sähköpostitse.
Osa rekisterissä olevista tiedoista on saatu muista lähteistä kuin suoraan asiakkaalta itseltään. Muu lähde on esimerkiksi varauskanavana toimiva Booking.com. Kyseisen kanavan kautta tulleista varauksista saamme järjestelmäämme vain osan varauksen tehneen asiakkaan henkilötiedoista.
Booking.com -palvelun oman asiakasrekisteriselosteen voi lukea täältä.
Tietojen luovutus tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ja rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Sähköiset tiedot on lisäksi suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä yrityksen työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Yrityksemme on sitoutunut noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Oikeutesi
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
Asiakasrekisterin tietosuojaseloste on päivitetty 12.3.2024.
